Auravo
Bedienungsanleitung

Wichtiger Hinweis
Maßgeblich für den vertraglichen Leistungsumfang sind Bestellung bzw. Leistungsvereinbarung, Leistungsbeschreibung und Auravo-AGB. Diese Anleitung erklärt die Bedienung und begründet keine zusätzlichen Leistungs-, Verfügbarkeits- oder Supportzusagen.

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Bedienungsanleitung beschreibt die grundlegende Nutzung der cloudbasierten Auravo-Terminsoftware für Barbershops, Friseurbetriebe und vergleichbare Dienstleistungsbetriebe.

Hinweis: Maßgeblich für den vertraglichen Leistungsumfang sind die jeweilige Bestellung bzw. Leistungsvereinbarung, die Leistungsbeschreibung und die Auravo-AGB. Diese Anleitung erläutert die Bedienung und begründet keine zusätzlichen Leistungs-, Verfügbarkeits- oder Supportzusagen.

Auravo wird laufend weiterentwickelt. Bezeichnungen oder die Anordnung einzelner Bedienelemente können sich dadurch ändern. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Anleitung wird elektronisch bereitgestellt.

2. Voraussetzungen und Anmeldung

• Auravo wird über einen aktuellen Webbrowser und eine Internetverbindung genutzt.
• Der Zugang zum internen Dashboard erfolgt ausschließlich über ein persönliches bzw. dem Betrieb zugeordnetes Benutzerkonto.
• Zugangsdaten dürfen nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden.
• Nach der Anmeldung stehen nur die Funktionen zur Verfügung, die zur jeweiligen Rolle und zum gebuchten Tarif gehören.

3. Rollen und Berechtigungen

Auravo unterscheidet rollenabhängige Berechtigungen. Der konkrete Umfang kann je nach Einrichtung des Betriebs variieren.

Hinweis: Alle Daten und Berechtigungen sind betriebsbezogen. Nutzer dürfen ausschließlich auf Daten ihres eigenen Betriebs zugreifen.

4. Erste Einrichtung des Betriebs

Vor der produktiven Nutzung sollten die folgenden Bereiche vollständig geprüft werden. Nur korrekte Stammdaten und Verfügbarkeiten führen zu verlässlichen Buchungsvorschlägen.

1. Betriebsdaten prüfen: Shopname und die für Auravo vorgesehenen betrieblichen Angaben kontrollieren.
2. Leistungen anlegen: Die angebotenen Leistungen mit korrekter Bezeichnung, Dauer und Preis pflegen.
3. Mitarbeiter bzw. Barber anlegen: Die Personen erfassen, die über Auravo für Termine eingeplant werden sollen.
4. Öffnungszeiten und Arbeitszeiten festlegen: Allgemeine Öffnungszeiten sowie individuelle Arbeitszeiten der Mitarbeiter prüfen.
5. Abwesenheiten eintragen: Urlaub, freie Tage oder sonstige Sperrzeiten rechtzeitig hinterlegen.
6. Buchungseinstellungen prüfen: Vorlauf, Puffer und Zeitraster so einstellen, dass die angebotenen Slots zum tatsächlichen Betriebsablauf passen.

5. Dashboard und Tagesgeschäft

5.1 Dashboard

Das Dashboard dient als zentrale Übersicht über den laufenden Betrieb. Je nach Tarif und Rolle können dort Termine, Kennzahlen und weitere betriebliche Informationen angezeigt werden.

5.2 Kalender und Termine

Im Kalender werden die für den Betrieb gespeicherten Termine zeitlich dargestellt. Termine können entsprechend der in Auravo vorgesehenen Funktionen angelegt, eingesehen und bearbeitet werden.

• Vor dem Speichern eines Termins sollten Leistung, Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit kontrolliert werden.
• Bei Änderungen ist darauf zu achten, dass der neue Zeitraum tatsächlich verfügbar ist.
• Nicht mehr stattfindende Termine sollten mit dem vorgesehenen Status gekennzeichnet bzw. storniert werden.
• Terminnotizen sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

5.3 Terminstatus

Auravo kann Terminstatus wie geplant, bestätigt, erschienen, No-Show und abgesagt verwenden. Statusänderungen sollten zeitnah und wahrheitsgemäß vorgenommen werden, da Auswertungen auf diesen Angaben beruhen.

5.4 Kundendaten

Kundendaten werden für die Terminorganisation verarbeitet. Änderungen oder Ergänzungen sollten nur vorgenommen werden, soweit sie für den jeweiligen Termin- oder Kundenprozess erforderlich sind.

6. Öffentliche Online-Terminbuchung

Jeder eingerichtete Betrieb kann eine öffentliche Buchungsseite erhalten. Dort können Endkunden die vom Betrieb freigegebenen Leistungen und verfügbaren Termine auswählen.

Die angebotenen Zeitfenster ergeben sich aus den in Auravo hinterlegten Rahmenbedingungen. Dazu gehören insbesondere Öffnungszeiten, individuelle Arbeitszeiten, Abwesenheiten, bereits belegte Zeiten, Dauer der Leistung, Vorlauf, Puffer und das konfigurierte Zeitraster.

Wird die Option zur freien Mitarbeiterwahl angeboten, kann Auravo einen verfügbaren Mitarbeiter nach der dafür vorgesehenen Systemlogik zuordnen.

Hinweis: Wenn auf der Buchungsseite unerwartete Zeiten fehlen oder angeboten werden, sollten zuerst Öffnungszeiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, bestehende Termine, Vorlauf, Puffer und Zeitraster geprüft werden.

7. Benachrichtigungen

7.1 E-Mail

Auravo kann transaktionale E-Mails im Zusammenhang mit Terminen versenden, beispielsweise Buchungsbestätigungen. Voraussetzung ist, dass die dafür benötigten Empfängerdaten korrekt hinterlegt sind.

7.2 WhatsApp im Pro-Tarif

WhatsApp-Funktionen stehen nur im Pro-Tarif zur Verfügung und nur, soweit sie für den jeweiligen Betrieb aktiviert sind. Hierzu können automatisierte Terminbenachrichtigungen bzw. Erinnerungen gehören.

Hinweis: Für WhatsApp muss eine geeignete Mobiltelefonnummer des Endkunden vorliegen. Die Funktion darf nicht außerhalb der in Auravo vorgesehenen Zwecke verwendet werden.

8. Auswertungen und No-Shows

Auravo kann betriebliche Auswertungen aus gespeicherten Termindaten anzeigen. Dabei ist die Qualität der Auswertung davon abhängig, dass Terminstatus korrekt gepflegt werden.

Die No-Show-Rate berücksichtigt nur Termine, die als erschienen oder No-Show bewertet wurden. Stornierte, offene und zukünftige Termine werden hierfür nicht als erschienene bzw. versäumte Termine behandelt.

Bestimmte zusätzliche Auswertungen können tarifabhängig sein.

9. Einstellungen und Datenexport

Zentrale Einstellungen werden im dafür vorgesehenen Einstellungsbereich des Dashboards vorgenommen. Bestimmte Funktionen sind nur für Owner bzw. Admin freigegeben.

9.1 Datenexport während der aktiven Nutzung

Berechtigte Owner/Admin können den Datenexport im Dashboard unter „Einstellungen > Daten & Export“ verwenden. Auravo stellt den Export als ZIP-Datei mit strukturierten Daten bereit.

9.2 Datenexport nach Vertragsbeendigung

Für einen Anbieterwechsel oder Ausstieg gelten zusätzlich die Auravo-Regelungen zum Anbieterwechsel. Während einer vorgesehenen Abrufphase kann der Export über den hierfür bereitgestellten Zugang erneut abgerufen werden.

Weitere Informationen zum Anbieterwechsel stehen unter app.auravo.eu/anbieterwechsel zur Verfügung.

10. Datenschutz und sichere Nutzung

• Es dürfen nur Daten eingegeben werden, die für die Nutzung von Auravo tatsächlich erforderlich sind.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, sind nicht für die bestimmungsgemäße Nutzung von Auravo vorgesehen und dürfen nicht ohne gesonderte Vereinbarung verarbeitet werden.
• Zahlungs- oder Karteninhaberdaten sind nicht für die bestimmungsgemäße Eingabe in Auravo vorgesehen.
• Freitextfelder und Terminnotizen dürfen nicht als allgemeine Ablage für sensible oder sachfremde Informationen genutzt werden.
• Bei Verdacht auf unbefugten Zugriff, Verlust von Zugangsdaten oder ein Datenschutz-/Sicherheitsereignis ist Auravo unverzüglich über support@auravo.eu zu kontaktieren.

11. Support und typische Fehlerprüfung

Bei technischen Fragen oder Störungen ist Auravo unter support@auravo.eu erreichbar. Damit eine Anfrage schnell eingeordnet werden kann, sollten Shopname, betroffener Bereich, Zeitpunkt und eine kurze Beschreibung des Fehlers mitgeteilt werden. Zugangsdaten oder Passwörter dürfen nicht per E-Mail versendet werden.

12. Aktualisierung dieser Anleitung

Diese Anleitung wird bei wesentlichen Änderungen der Bedienung oder des Funktionsumfangs aktualisiert. Für die Nutzung ist die jeweils elektronisch veröffentlichte aktuelle Fassung maßgeblich.

Version 1.0 · Stand 05.09.2026 · Auravo · support@auravo.eu

Anhang: Kurzstart für neue Betriebe